Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của số hóa, chuyển đổi xanh và sự cạnh tranh khốc liệt, việc nâng cao hiệu quả hoạt động nội tại trở thành yếu tố then chốt quyết định sự sống còn và phát triển bền vững của một tổ chức. Giữa những phương pháp quản trị hiện đại, hai công cụ nổi bật là Balanced Scorecard (BSC) và Key Performance Indicators (KPI) đã và đang chứng minh vai trò quan trọng như một hệ điều hành chiến lược giúp doanh nghiệp định hướng, triển khai và theo dõi hiệu quả hoạt động một cách khoa học, linh hoạt và toàn diện.

Việc kết hợp BSC và KPI trong quản lý hiệu suất mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, đó là khả năng định hướng chiến lược một cách rõ ràng và có hệ thống. Thay vì để chiến lược chỉ tồn tại trong các tài liệu hay báo cáo, BSC giúp "hiện thực hóa" chiến lược thành những mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng các KPI phù hợp với từng mục tiêu, đảm bảo tính liên kết dọc giữa tầm nhìn dài hạn và hoạt động hàng ngày của các phòng ban. Việc nhân viên ở mọi cấp độ hiểu được vai trò của mình trong bức tranh lớn sẽ thúc đẩy tinh thần chủ động và cam kết đồng hành với tổ chức.

Bên cạnh đó, KPI giúp tăng cường tính minh bạch và khả năng giải trình trong tổ chức. Khi mỗi người đều có chỉ số rõ ràng để đánh giá hiệu suất, không còn chỗ cho sự cảm tính trong đánh giá, đồng thời tạo ra nền tảng công bằng trong phân tích hiệu quả công việc. Đây cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp chú trọng hiệu suất, sáng tạo và cải tiến liên tục.

Ngoài ra, việc áp dụng BSC – KPI còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nội bộ, từ sản xuất, hậu cần đến chăm sóc khách hàng. Thông qua các chỉ số phản ánh chất lượng quy trình và mức độ hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện ra điểm nghẽn, từ đó cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Đồng thời, khía cạnh học hỏi và phát triển trong BSC thúc đẩy doanh nghiệp đầu tư hơn vào đào tạo, phát triển năng lực nhân sự, ứng dụng công nghệ mới, tạo nên hệ sinh thái nội bộ linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với biến động từ bên ngoài.

Theo các chuyên gia, để doanh nghiệp áp dụng thành công BSC và KPI cần lưu ý, thứ nhất là, chuẩn bị cơ sở hạ tầng đầy đủ. Việc chuẩn bị này khá đơn giản đối với mỗi doanh nghiệp mà bản chất đây cũng là những chức năng, nhiệm vụ không thể thiếu được của tổ chức nhưng có thể do thói quen, thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo mà những chức năng chưa được đặt đúng vai trò của nó. Vai trò của những bước chuẩn bị cần thiết này có lẽ không cần phải nhấn mạnh lại khi đây chính là yếu tố nhằm khắc phục sai lầm cơ bản trong quá trình triển khai và ứng dụng BSC và KPI.

Thứ hai là, xây dựng BSC và KPI, để áp dụng thành công đòi hỏi mỗi doanh nghiệp triển khai cần nghiên cứu kỹ lưỡng để có được một hệ thống tối ưu nhất ngay lần đầu tiên áp dụng. Doanh nghiệp cần lựa chọn đội ngũ xây dựng BSC và KPI phù hợp: Những đối tượng được lựa chọn để triển khai xây dựng hệ thống này chắc chắn phải là đội ngũ cán bộ chủ chốt có chuyên môn và kinh nghiệm nhất của tổ chức. Trong đó, người đứng đầu doanh nghiệp sẽ nắm vai trò định hướng và xác lập hệ thống những nguyên tắc cốt lõi của hệ thống.

Thứ ba là, sử dụng kết quả đánh giá KPI cho việc định hướng các hoạt động phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Kết quả đánh giá KPI là bức tranh phản ánh rõ nét nhất những mảng sáng tối về hiệu suất công việc của các bộ phận trong một tổ chức. Khi thực trạng đã được làm sáng tỏ thì vấn đề đối với mỗi tổ chức là tìm hướng khắc phục tồn tại và thúc đẩy những thế mạnh sẵn có.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Việt áp dụng thành công mô hình BSC và KPI như một phần trong chiến lược quản trị hiện đại. Tập đoàn VNPT là một điển hình tiêu biểu trong việc triển khai đồng bộ hệ thống quản trị hiệu suất dựa trên BSC và KPI. Theo báo cáo từ ban lãnh đạo tập đoàn, nhờ việc tái cấu trúc theo định hướng chiến lược và đo lường hiệu quả bằng KPI, năng suất lao động và chất lượng dịch vụ của VNPT đã có sự cải thiện đáng kể.

Chỉ một năm sau khi triển khai, tổng doanh thu của tập đoàn đã đạt hơn 63.000 tỷ đồng, tăng 21% so với cùng kỳ năm trước. Hệ thống KPI không chỉ giúp VNPT đánh giá sát sao hiệu quả từng đơn vị mà còn thúc đẩy sự gắn kết giữa các bộ phận trong thực hiện chiến lược dài hạn.

Một ví dụ nổi bật khác là Công ty Cổ phần Cát Tường - doanh nghiệp sản xuất nhựa có quy mô vừa tại miền Nam Việt Nam. Trước đây, Cát Tường gặp khó khăn trong việc kiểm soát hiệu quả vận hành và quản trị đội ngũ. Tuy nhiên, kể từ khi áp dụng BSC và KPI để xây dựng bản đồ chiến lược, thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và theo dõi hiệu suất thường xuyên, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng cả về doanh thu và hiệu suất lao động. Chất lượng sản phẩm được cải thiện, tỉ lệ sai hỏng trong sản xuất giảm rõ rệt và khách hàng đánh giá tích cực hơn. Sự thay đổi trong cách quản lý không chỉ giúp công ty tối ưu chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Trong kỷ nguyên của dữ liệu và tốc độ, việc áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất như BSC và KPI không còn là lựa chọn, mà đã trở thành điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Khi được triển khai đúng cách, BSC và KPI không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn rõ mình đang ở đâu, cần đi đâu mà còn giúp cả tổ chức tiến về phía trước một cách có tổ chức, chủ động và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Hà My